e-Teczka – elektroniczne przechowywanie dokumentów kadrowych

 2018

Z początkiem nowego roku 2019, zaczną obowiązywać zmiany w kodeksie pracy. Jedną z najistotniejszych jest możliwość prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zmienia się również okres ich przechowywania.

 

Pracodawca będzie mógł wybrać jaki sposób przechowywania dokumentacji będzie dla niego odpowiedniejszy, forma elektroniczna czy papierowa. Pracodawca będzie mógł wybrać wyłącznie przechowywanie dokumentacji elektronicznie, dlatego, że nie będzie zobowiązany do prowadzenia formy papierowej dodatkowo. Art. 94(11) kodeksu pracy: „Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”.

 

Do tej pory okres przechowywania dokumentacji pracowniczej określono na 50 lat. Od 2019 roku skróci się ten czas do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba, że inne przepisy przewidują inaczej). W związku z wprowadzeniem w tym roku RODO, dodano zapis w art. 9b, aby: „przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia (…)”. Zapis wydaje się wykluczać prowadzenie dokumentacji papierowej. W związku z tym nakłada na pracodawcę obowiązek do wyznaczenia osób upoważnionych do wglądu w dokumentację, o czym mówi zasada poufności. Integralność rozumiana jako zachowanie, stworzenie spójnej struktury dokumentacji, aby żadna zmiana nie została niezarejestrowana. Za zasadę kompletności rozumie się zachowanie dokumentów w całości, w jednej wybranej formie. Opisana dostępność mówi ogólnie o kwestiach technicznych wybranego rozwiązania.

 

Pracodawca dodatkowo będzie mógł zmieniać sposób przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Takie zmiany, co najważniejsze będą musiały zostać potwierdzone i opatrzone kwalifikowanymi podpisami lub pieczęciami, a także skanami (w przypadku przejścia z formy elektronicznej).

 

e-Teczka – rozwiązanie problemów kadrowych

 

Wychodząc naprzeciw zmianom i potrzebom Klientów została stworzona e-Teczka. Funkcjonalność jest dostępna w module Płace i Kadry, jest gotowa na elektroniczne przechowywanie dokumentów kadrowych. Jest to idealne rozwiązanie przy dużej liczbie zatrudnionych, gdzie na informację kadrową można czekać w nieskończoność. W tej funkcjonalności dane są do wglądu natychmiast i bezpośrednio z systemu. Wszystko na kliknięcie.

 

e-Teczka jest przede wszystkim zgodna z zapisem o bezpieczeństwie. Dostęp do wszystkich dokumentów mają jedynie osoby z konkretnymi uprawnieniami. Każda firma, niezależnie od wielkości zatrudnia i zwalnia pracowników przez, co gromadzi coraz więcej dokumentów. Przez użytkowanie e-Teczki oszczędzamy nie tylko czas, ale także miejsce.

 

W standardzie wyświetlają się trzy pozycje A,B,C:

• pierwsza – dokumenty związane z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie (CV, listy motywacyjne, kopie dyplomów, świadectwa pracy, itp.),
• druga – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
• trzecia –związana z ustaniem zatrudnienia.

 

Odszukiwanie dokumentów będzie teraz dużo łatwiejsze. Na formularzu pracownika można filtrować po tytule, numerze lub dacie dodania dokumenty. Dostępna jest możliwość podpisywania plików cyfrowym podpisem.

 

 

Dodawanie kolejnych dokumentów do e-teczki pracownika jest możliwe za pomocą ikony , bezpośrednio z okna e-Teczki. Formularz dokumentu zawiera m.in. informacje jakie jak:

• numer dokumentu,
• tytuł dokumentu,
• opis – do wprowadzenia ręcznego opisu,
• datę dokumentu.

 

Mamy nadzieję, że korzystanie z e-Teczek sprawdzi się w każdej firmie. Więcej informacji o funkcjonalności na dedykowanej stronie.