Decyzja o stosowaniu systemu ERP wzbudza wiele oczekiwań w zakresie usprawnienia działania firmy. Są przedsiębiorstwa, które zamieniają te oczekiwania w rzeczywistość, są również takie, które nie uzyskały satysfakcjonującego efektu. Najczęściej przyczyną sukcesu lub porażki jest proces wdrożenia.
Wdrożenia
Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznegoCel wdrożenia
Każde działanie biznesowe powinno mieć określony CEL. Wdrożenie systemu ERP jest również działaniem, które powinno posiadać sformułowany cel lub cele. Prawidłowe sformułowanie celów nie należy do najprostszych zagadnień, jednak skuteczne i satysfakcjonujące wdrożenie systemu jest bez tego niemal niemożliwe.
Z uwagi na swoją specyfikę wdrożenie systemu, mimo iż jest unikalnym działaniem, posiada standardowe oczekiwania często wymieniane przez przedsiębiorstwa: porządek w dokumentach, usprawnienia działań pracowników, szybki dostęp do danych itd. Z naszego doświadczenia wynika, że cele wdrożenia posiadają faktycznie 3 kategorie:
– cele związane z ewidencją informacji,
– cele związane ze sprawnością operacyjną przedsiębiorstwa,
– cele związane ze stworzeniem lub wzmocnieniem unikatowej wartości przedsiębiorstwa.
Dwie pierwsze kategorie celów powinny wystąpić w każdym wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego.
Trzecia kategoria przynosi najwięcej korzyści przedsiębiorstwu, jednak realizacja tego rodzaju celów jest możliwa w firmach o dużej kulturze organizacyjnej, mających jasną strategię oraz świadomych swoich potrzeb i przewag rynkowych. Trzecia kategoria celów jest stosowana po realizacji celów związanych z ewidencją informacji oraz ze sprawnością operacyjną.
Ewidencja informacji
Kategoria 1
Nie tylko średnie i większe przedsiębiorstwa, ale już nawet 20 osobowy zespół stanowi całkiem złożoną organizację. Działania takiego zespołu to przecież niemal 3000 godzin miesięcznie ubranych w procesy, często zwyczajowe a nie opisane. Stąd bezdyskusyjna wręcz potrzeba skutecznej ewidencji informacji ważnych dla przedsiębiorstwa. Przykładami takich celów są:
„Poprawna ewidencja środków produkcji pozwalająca na sporządzenie harmonogramu zleceń produkcyjnych”.
„Ewidencja procesów handlowych i około-handlowych (np. reklamacje) zgodna z ich rzeczywistym przebiegiem”.
„Realizowanie raportowania wyników dla zarządu zgodnego z założeniami w procedurze”.
Sprawność operacyjna przedsiębiorstw
Kategoria 2
Pozornie wydaje się, że przedsiębiorstwa zajmują się tylko sprzedażą, produkcją, rzetelnym świadczeniem usług. Jednak w każdym działaniu istnieją wyjątki, szczegółowe przypadki i trudności z nimi związane. Przedsiębiorstwo handlowe może mieć trudność ze zbyt kosztownym procesem sprzedaży, produkcyjne może mieć kłopot ze zbyt późnymi zmianami zamówień klientów. W każdym przypadku istnieje rozwiązanie w większym czy mniejszym stopniu niwelujące problemy. Przykładami celów tej kategorii są:
„Sprawne określanie możliwości produkcyjnych na 60 dni do przodu”.
„Skuteczna integracja z indywidualnym systemem głównego klienta”.
„Zminimalizowanie negatywnych konsekwencji zmian w zamówieniach klientów związanych z planem produkcji”.
Tworzenie lub wzmacnianie unikatowej wartości przedsiębiorstwa
Kategoria 3
Cele kategorii 3 są indywidualne dla każdego przedsiębiorstwa, nie ma ogólnej zasady określającej obszar ich sformułowania. Przedsiębiorstwa osiągają sukcesy z indywidualnych swoich cech (także relacji między nimi), a nie na podstawie uniwersalnych zasad, mimo istnienia ogromu literatury w tym temacie. Zarządzający zdają sobie sprawę również z potrzeb, które są nieodzowne do dalszego rozwoju czy istnienia przedsiębiorstwa – stanowią one częstą podstawę do sformułowania celów tej kategorii. Przykłady celów tego rodzaju:
„Umożliwienie określenia rzeczywistych kosztów produkcji każdego z wyrobów z dokładnością do 4%”.
„Dostarczanie klientom pełnej dokumentacji kontroli jakości procedowanej zgodnie z jego wytycznymi”.
„Dla wyrobów konfigurowalnych: realizacja produkcji zgodnie z zweryfikowanymi warunkami dla każdej pozycji zamówienia”.
„Automatyzacja procesu sprzedaży w przypadku zamówień o jednoznacznych warunkach handlowych”.
Organizacja projektu wdrożenia systemu informatycznego
Wdrożenie systemu informatycznego jest projektem co oznacza, że jest działaniem unikalnym, niepowtarzalnym i jako takie musi być zorganizowane, zaplanowane i opisane. Organizacja procesu wdrożenia jest potrzebna by skutecznie zrealizować cele projektu przy jednoczesnym ograniczeniu istniejącego ryzyka i planowym wykorzystaniu zasobów.W wielu metodykach zarządzania, jedynym etapem projektu, który zawsze musi wystąpić jest właśnie zarządzanie projektem, wszelkie inne etapy czy działania są już opcjonalne.
Organizacja projektu wdrożenia jest oparta na merytorycznym dokumencie opisującym działania przedsiębiorstwa, procesy, ewidencje stosowane w systemie ERP. Taki dokument jest najczęściej nazywany Analizą przedwdrożeniową. Jakość tego dokumentu, kompletność i rzetelność jest kluczowa dla powodzenia całego projektu wdrożeniowego.
Realizacja wdrożenia
W projektach wdrożeniowych najczęściej wyróżnia się następujące etapy:
Analiza przedwdrożeniowa
-
-
- Spotkania w celu uzyskania informacji o działaniach przedsiębiorstwa, oczekiwaniach, potrzebach, planowanych zmianach, obecnie istniejących trudnościach.
-
- Utworzenie dokumentacji projektowej dokładnie opisującej jak zrealizować wdrożenie, by użytkownicy uzyskali określone korzyści (głównym użytkownikiem jest zarząd przedsiębiorstwa).
- Analiza przedwdrożeniowa to 2 dokumenty: procesowa (opisująca np. działanie w przypadku otrzymania nieprawidłowej dostawy surowców) oraz konfiguracyjna (opisująca np. elementy eiwdencji bazy asortymentowej: produkt, surowce itd).
-
Konfiguracja systemu
-
- Zdefioniowanie działania systemu zgodnie z projektem opisanym w analizie przedwdrożeniowej.
Tworzenie funkcjonalności indywidualnych
-
- Funkcjonalności indywidualne są często najistotniejszą korzyścią dla przedsiębiorstwa, np. indywidualne interfejsy umieszczone w halach produkcyjnych mogą w łatwy sposób umożliwić pracownikom ewidencję postępów czynności produkcyjnych. Dostosowanie takiego programu do specyfiki pracy stanowisk spowoduje skuteczne jego użytkowanie i w efekcie osiągnięcie założonych celów.
Ograniczenia dostępu
-
-
- Prawa ogólne operatorów (np. możliwość edycji potwierdzonego zamówienia) i ograniczenia dostępu do funkcji systemu (np. brak prawa wystawiania faktur).
- Ograniczenia dostępu do widoczności danych (np. tylko klienci z Polski) i interfejsu (np. bez widoczności aspektów księgowych faktury).
-
Migracja danych słownikowych
-
- Ta część prac obciąża głównie przyszłych użytkowników. Wymagane jest zweryfikowanie aktualności i poprawności danych o ofercie oraz danych o kontrahentach oraz innych danych, które mają istnieć już przy rozpoczęciu pracy z nowym systemem.
Instalacja
-
- Instalacja systemu na serwerze, także na komputerach użytkowników.
Szkolenie użytkowników
-
- Szkolenia użytkowników przeprowadzane są na już zainstalowanym i skonfigurowanym systemie. Stanowią próbę warsztatową przyszłej pracy.
Testy pracy systemu
-
-
- System w tym momencie jest całkowicie uruchomiony i użytkownicy mogą symulować rzeczywistą pracę. Utworzone dane zostaną skasowane przed operacyjnym uruchomieniem.
- W ramach testów wykonuje się, także drobne prace optymalizacji systemu (np. chcę wyszukiwać klientów, także po kodzie pocztowym).
-
Migracja danych operacyjnych
-
- Na moment zakończenia działania w poprzednim systemie i rozpoczęcia działania w nowym, koniecznym jest przepisanie części danych z jednego systemu do drugiego: zalegające płatności, stan magazynowy czy niezrealizowane zamówienia.
Asysta po uruchomieniu
-
- Pierwsze dni działania w nowym systemie powodują niepewność u użytkowników, dlatego bardzo pomocna jest bezpośrednia pomoc konsultana.
Tworzenie instrukcji stanowiskowych
-
- Utworzenie instrukcji dla wyszczególnionych stanowisk w związku z realizacją procesów w systemie
Zarządzanie projektem
-
- Prace związane z nadzorem, raportowaniem postępów w projekcie, zarządzanie zmianą, itp. Szczególnym zadaniem jest pilnowanie realizacji celów projektu.