Wdrożenie Comarch ERP XL w firmie TOMPŁYT

2024

 

Zachęcamy do zapoznania się z naszym Case Study dotyczącym optymalizacji procesów w firmie Tompłyt przy użyciu systemu Comarch ERP XL. Dowiedz się, jak nasze rozwiązania zautomatyzowały kluczowe procesy i przyczyniły się do wzrostu wydajności u naszego klienta.

 

 

O firmie Tompłyt

 

Firma Tompłyt zajmuje się sprzedażą płyt wiórowych i artykułów do produkcji mebli. Jest przedstawicielem znanych marek, takich jak: Egger, Pfleiderer czy Aquafront.

 

 

Kompleksowa obsługa i indywidualne podejście do klienta, to filozofia, która towarzyszy przedsiębiorstwu od samego początku działalności, czyli od 1996 roku. Najwyraźniej to podejście sprawdza się w 100%, ponieważ firma prężnie się rozwija i aktualnie posiada już cztery oddziały na terenie Wielkopolski.

 

Za rozwojem każdego przedsiębiorstwa podążają również wyzwania organizacyjne, dlatego firma Tompłyt zdecydowała się na wdrożenie systemu Comarch ERP XL. Jego głównym zadaniem było uporządkowanie i usprawnienie przebiegu procesów oraz umożliwienie pełnej kontroli nad nimi.

 

 

 

 

 

 

Wyzwania – sytuacja wyjściowa

 

Największą bolączką z jaką Klient mierzył się przed wdrożeniem systemu Comarch ERP XL, była praca każdego oddziału na osobnej bazie danych. Generowało to przede wszystkim znaczącą ilość obowiązków, ponieważ jeden dokument musiał być wprowadzony dwukrotnie. Wszystkie dokumenty musiały być wprowadzone w bazie głównej, ponieważ prowadziła ona rozrachunki całego przedsiębiorstwa, a dodatkowo każdy oddział wprowadzał dokumenty u siebie, ponieważ nie miał dostępu do głównej bazy danych.

Osobne bazy przyczyniały się również do powstawania niezgodności stanów magazynowych poszczególnych oddziałów. Generowane w siedzibie wydania zewnętrzne nie zawsze pokrywały się z dokumentami PZ wprowadzanymi w oddziałach.

 

 

 

W celu odzyskania kontroli nad procesami zachodzącymi w całym przedsiębiorstwie, firma Tompłyt zdecydowała się na wdrożenie nowego systemu ERP. W tym celu zwróciła się do partnera Comarch – OrderSoft, którego doświadczenie w branży meblowej budziło zaufanie oraz dawało poczucie, że procesy zachodzące w przedsiębiorstwie będą w pełni przez niego zrozumiałe, co z reguły jest kluczem do optymalnego wdrożenia systemu.

 

 

Przebieg wdrożenia i korzyści

 

Wdrożenie systemu Comarch ERP XL we wszystkich oddziałach w ramach jednej bazy danych było pierwszym krokiem na drodze do spełnienia oczekiwań Klienta. Połączenie tego z dobrze wykonaną analizą przedwdrożeniową, a następnie optymalną konfiguracją systemu pozwoliło na sprawne obsłużenie najważniejszych procesów w firmie.

 

Między innymi w ciekawy sposób obsłużony został proces zamawiania towarów, w którym konieczne było zachowanie kontroli pomiędzy faktyczną ilością dostarczaną do oddziałów, a dokumentem WZ od dostawcy, który był wysyłany do siedziby.

 

Aktualnie wygląda to w ten sposób, że każdy oddział generuje dokumenty nieokreślone ZZ (Zamówienie
Zakupu), które następnie są łączone przez centralę w jedno zamówienie do dostawcy. W momencie otrzymania towaru pracownik oddziału generuje nieokreślony dokument PZ (Przyjęcie Zakupu), na którym podaje ilość faktycznie dostarczonych towarów. Aby kontrolować zgodność tego dokumentu z WZ, został stworzony mechanizm, który porównuje ilości uzupełnione w obydwu dokumentach. Jeżeli nie są zgodne, użytkownik otrzymuje komunikat z systemu.

 

Cały proces jest dodatkowo wspierany przez aplikację Comarch OCR, której zadaniem jest rozpoznanie danych (np. kontrahentów, kwot netto/brutto/VAT, dat czy numeru faktury) na zeskanowanych fakturach, a następnie przeniesienie ich do systemu.

 

 

Kolejną funkcjonalnością, która idealnie wpisała się w potrzeby firmy Tompłyt okazała się wymiana danych z bankami za pomocą usługi sieciowej. Funkcjonalność umożliwia bezpośrednią wymianę danych (import wyciągów, eksport przelewów) pomiędzy ING Bank Śląski, a systemem Comarch ERP XL za pomocą usług sieciowych (web services). Tego typu połączenie eliminuje konieczność ręcznego przenoszenia plików wyciągów i przelewów, jak również konieczność odrębnego logowania się do systemu bankowego w celu weryfikacji aktualnego stanu rachunku bankowego.

 

Reasumując, optymalne wdrożenie systemu Comarch ERP XL usprawniło pracę całego przedsiębiorstwa. Pozwoliło znacząco przyśpieszyć oraz zautomatyzować realizowane procesy, ale również umożliwiło ich lepszą kontrolę.

 

 

• Warto również wspomnieć o wymiernych korzyściach z wdrożenia systemu:
  Oszczędność czasu pracownika, odpowiedzialnego za rozliczenia płatności, rzędu 15 min. dziennie, co pozwala miesięcznie zaoszczędzić 5 godz. pracy.
• Wzrost parametru zgodności magazynowej IRA o ok.12%.

 

 

 

Okiem Klienta

 

„System Comarch ERP XL rozwiązał większość problemów z jakimi borykaliśmy się przed wdrożeniem. Znacząco usprawnił naszą pracę oraz zachodzące w firmie procesy. Dodam również, że wiedza i doświadczenie konsultantów OrderSoft okazały się kluczowe podczas całego wdrożenia i pozwoliły nam bezpiecznie przejść przez cały proces.”

 

Mateusz Dunajski
Prezes firmy Tompłyt

 

 

Wdrożone moduły Comarch ERP XL

 

•  Moduł dostępowy
•  Sprzedaż
•  Zamówienia
• Obsługa terminalowa drukarek fiskalnych
•  Comarch OCR