Poznań, 29.06.2010r.

„Miałem okazję pracować z wieloma różnymi systemami, począwszy od aplikacji DOS, skończywszy na systemach klasy ERP, poznając ich dobre i złe strony, dlatego wybór kolejnego, poprzedzony został szczegółową analizą możliwości Comarch CDN XL, w szczególności ceny do potencjału oprogramowania. Zależało nam na znalezieniu sprawdzonego partnera biznesowego, który zbuduje profesjonalne rozwiązanie wspierające naszą codzienną pracę na rynku FMCG, bazując na stabilnym zintegrowanym systemie informatycznym. Wiedzieliśmy, że czeka nas trudne wyzwanie, ponieważ musieliśmy połączyć prace związane z uruchomieniem działalności Monini Polska Sp. z o. o. oraz z wdrożeniem systemu. Był to duży i skomplikowany projekt, który wymagał zaangażowania i doświadczenia konsultantów OrderSoft z Poznania, jak i pracowników Monini Polska. Prace wdrożeniowe mimo wielu zmian założeń i nieznacznego opóźnienia przebiegły sprawnie, spełniły nasze oczekiwania i przyniosły pożądane rezultaty”.

- mówi Michał Gurzyński, Operation Manager w Monini Polska Sp. z o.o.

O firmie

Centrala firmy Monini od początku jej istnienia znajduje się w Umbrii zwanej "Zielonym Sercem Włoch" ze względu na centralne usytuowanie oraz barwnie zalesione okolice. Łagodny klimat oraz bogactwo gajów oliwnych zapewniają obfite zbiory oliwek, z których powstaje oliwa o przyjemnym, intensywnym aromacie i smaku. Początki Monini sięgają 1920 roku, w którym Zefferino Monini, kierując się instynktem postanawia skoncentrować się na produkcji oliwy z oliwek extra vergine. Jest pewien, że właśnie do niej należy przyszłość, a nie do zwykłej, rafinowanej oliwy, która dominuje wówczas na rynku. Decyzja okazuje się trafna i stanowi klucz do rozwoju firmy w następnych latach. Dzięki rosnącemu zainteresowaniu produktem, obszar sprzedaży rozszerza się i oliwa trafia również do Polski 10 lat temu. Zwiększająca się z każdym rokiem popularność marki w naszym kraju, zaowocowała powołaniem w Poznaniu w 2008 roku Monini Polska Sp. z o. o., która powstała dla potrzeb dystrybucji i rozwoju marki w naszym kraju.

Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania

Początek funkcjonowania Monini Polska Sp. z o. o. to przede wszystkim prace związane ze zwiększeniem liczby odbiorców tzw. dystrybucji numerycznej oraz przejęciem kanałów dystrybucji od dotychczasowego niezależnego dystrybutora. Firma zaangażowała się również w akcje promujące m.in.: zdrowe odżywianie oraz kampanie zwiększające popularność oliwy z oliwek w Polsce poprzez portal  www.oliwazoliwek.pl oraz udział w akcji OdwazSie.pl.

Realizacja zadań postawionych przez centralę wymagała nowoczesnego rozwiązania informatycznego, które będzie sprawnie wspierało pracę utworzonego w Poznaniu oddziału. Przedstawiciele Monini Polska oraz Członkowie Zarządu z włoskiej centrali przedstawili jasno sprecyzowane cele i oczekiwania wobec ZSI. Dotyczyły one przede wszystkim wsparcia dystrybucji fizycznej marki Monini w Polsce. Potrzeby w zakresie procesów sprzedażowo - magazynowych wiązały się z zapewnieniem automatycznej i elektronicznej wymiany danych z wszystkimi kooperantami. Management firmy duży nacisk położył również na wybór odpowiednich narzędzi Business Intelligence, czyli dostarczenie pracownikom pewnej i szybkiej informacji zarządczej, dotyczącej zjawisk zachodzących w firmie, poprzez możliwość stworzenia wielu raportów, zestawień, prognoz i budżetów. Przedstawiciele udziałowca, jako jeden z najważniejszych celów, określili również możliwość bieżącego wglądu do systemu za pomocą anglojęzycznego interfejsu. System, powinien również, w jak największym stopniu automatyzować pracę powstającego oddziału i do minimum ograniczyć papierowy obieg dokumentów, z uwagi na promowanie rozwiązań ekologicznych oraz oszczędność czasu i kosztów.

Rozwiązanie

Zaproponowane przez OrderSoft rozwiązanie biznesowe zbudowane zostało w oparciu o system Comarch CDN XL, który pozwala na szerokie możliwości dopasowania funkcjonalnego do  zmieniających się potrzeb użytkownika. Przy nowopowstającej spółce efektywność zarządzania procesami logistycznymi, jest jednym z kluczowych elementów. To od niej zależy jak szybko i sprawnie produkt, zgodnie z paradygmatem logistyki, trafi do sprzedaży i będzie osiągalna dla klientów. Rozwiązanie biznesowe zostało oparte o Comarch CDN XL, składający się z modułów wspierających procesy magazynowe, czyli m.in.: Sprzedaż, Zamówienia i Kompletację, wraz z wykorzystaniem platformy ECOD. System został rozszerzony poprzez dedykowany interfejs wymiany danych z firmą Nagel Polska, który zapewnił automatyzację i znaczne przyśpieszenie wymiany informacji z kluczowym partnerem logistycznym. Przesyłane z aplikacji ECOD do systemu Comarch CDN XL w trybie off-line, zamówienia od odbiorców, są wysyłane, w postaci pliku wymiany, drogą elektroniczną do firmy Nagel Polska. Plik wymiany zawiera informacje o warunkach dostawy i zamawianych towarach. Jest on wczytywany do systemu posiadanego przez firmę Nagel Polska, jako dokument awizo wysyłki. Po przygotowaniu partii towaru ponownie generowany jest plik wymiany danych i z systemu firmy Nagel Polska, drogą elektroniczną, trafia on do Comarch CDN XL, jako dokument WZ z konkretnymi numerami partii. Dokumenty wydania są łączone z wcześniej złożonymi zamówieniami i przypisane im zostają partie towaru, zgodnie z fizycznym wydaniem w magazynie operatora logistycznego. System dodatkowo posiada  zaimplementowane algorytmy postępowania z niezgodnościami. Stworzenie interfejsu wymiany danych zautomatyzowało wymianę danych z partnerem logistycznym, pozwoliło na uniknięcie zbędnych dokumentów, powielanie informacji i wyeliminowało ryzyko powstawania błędów. Cały obieg odbywa się drogą elektroniczną od przysłania zamówienia poprzez platformę ECOD, do jego wysyłki z Monini do Nagel Polska i przypisania numeru partii ponownie w rozwiązaniu Comarch CDN XL.

W Monini Polska Sp. z o.o. wykorzystany został anglojęzyczny interfejs systemu Comarch CDN XL. Przygotowane zdalne połączenie VPN  pozwala na dostęp do systemu z Włoch. Dzięki temu centrala może śledzić bieżące efekty, jakie osiąga poznański oddział.

Końcowym etapem wdrożenia Comarch CDN XL w firmie Monini Polska Sp. z o.o. była implementacja modułów Business Intelligence. Zestaw narzędzi analitycznych pozwala na uzyskanie dostępu do kluczowych dla firmy informacji zgromadzonych w systemie, umożliwiając ich analizowanie w wielu wymiarach. Przygotowane w Księdze Raportów zestawienia pozwalają na śledzenie danych ilościowych i wartościowych dotyczących sprzedaży, zamówień, stanów magazynowych i średnich wielkości transakcji. Przygotowywane dla centrali we Włoszech bardzo szczegółowe raporty i zestawienia pozwalają śledzić stopień realizacji planów, założonego budżetu oraz wyników sprzedaży spółki, rachunku zysków i strat oraz cashflow. Szerokie możliwości narzędzi controllingowych zostały wsparte dodatkowo systemem A posteriori, który jest autorskim rozwiązaniem firmy OrderSoft, pozwalającym na bieżącą analizę danych zwłaszcza dotyczących działalności promocyjnej spółki.

Rozwiązanie Comarch CDN XL zaimplementowane w Monini Polska Sp. z o.o., składa się również z  modułów księgowych i finansowych, które wykorzystywane są przez zewnętrzną firmę księgową, pracującą przez łącze VPN. Dzięki integracji w jednym systemie wszystkich procesów, dokumenty wystawione w Comarch CDN XL są natychmiast widoczne w księgowości, a przygotowane przez księgowych zestawienia finansowe automatycznie trafiają do osób zarządzających firmą. Pozwala to na znaczne oszczędności z racji wyeliminowania papierowego obiegu dokumentów i obniżenie kosztów outsourcingu księgowości.

Firma OrderSoft z Poznania prace analityczno - wdrożeniowe rozpoczęła w listopadzie 2008 roku. Mimo wielu zmian założeń i koncepcji, które spowodowane były przede wszystkim tym, że Monini dopiero organizowało swoją działalność w Polsce, umiejętnie doprowadziła wdrożenie do końca w kwietniu 2009 roku. Obecnie rozwiązanie jest rozwijane o kolejne analizy i zestawienia analityczne z narzędzi Business Intelligence oraz na bieżąco implementowane są elementy automatyzujące wymianę informacji z partnerami logistycznymi. Wdrożenia systemów klasy ERP odbywają się najczęściej w oparciu o już funkcjonujące firmy, w których optymalizowane są działające procesy. Wdrożenia w Monini Polska, było wyjątkowe pod tym względem, że prace analityczno - wdrożeniowe odbywały się na tzw.: „białej kartce”. System Comarch CDN XL było implementowany w momencie, kiedy spółka powstawała, a razem z nią projektowane były procesy logistyczno – biznesowe, współpraca z odbiorcami, dostawcami i zewnętrzną firmą prowadzącą księgowość.

Korzyści

Bogate doświadczenie konsultantów OrderSoft w projektowaniu rozwiązań biznesowych i pracowników Monini Polska Sp. z o.o. w branży dystrybucyjnej zostało wykorzystane do zbudowania profesjonalnego rozwiązania biznesowego w oparciu o system Comarch CDN XL. System sprawdza się w codziennym działaniu i optymalizuje procesy zachodzące w firmie. Dzięki zastosowanemu rozwiązaniu uzyskano wiele korzyści, które pozwoliły na osiągnięcie zwrotu z inwestycji w profesjonalne rozwiązanie biznesowe.

Jedną z największych korzyści jest wprowadzenie pełnej automatyzacji wymiany danych z najważniejszym partnerem logistycznym, jakim jest Nagel Polska. Pozwala to na wyeliminowanie pomyłek w logistyce, znacznie zwiększając poziom obsługi klienta i gwarantując dostępność produktu na poziomie 99,63% - dane z pierwszych 5 miesięcy 2010 roku. Niewątpliwy wpływ, na wyżej wymieniony wskaźnik, ma również jakość danych uzyskiwanych z Business Intelligence i wykorzystywanych w zarządzaniu zapasem. Elektroniczny przepływ informacji pozwolił na przyśpieszenie procesu wymiany danych z Nagel Polska, o około 75%, w stosunku do ręcznego eksportu danych oraz dodatkowo przyczynił się do oszczędności w kosztach osobowych o kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.

Poziom błędów dotyczących zamówień i faktur, mierzony ilością wystawionych korekt, zmniejszył się do poziomu 3,2%. Wpływ na to miało również zarządzenie w systemie cenami i promocjami. Bardzo ważnym elementem w działalności Monini Polska jest wykorzystanie narzędzi Business Intelligence. Każdego dnia przygotowywane są różne zestawienia i raporty, które pozwalają na pełną kontrolę procesów logistycznych i wyników sprzedaży analizowanych w różnych kryteriach. Do momentu uruchomienia narzędzi controllingowych, część analiz przygotowywana była ręcznie lub tworzone były sztywne raporty bezpośrednio w systemie Comarch CDN XL. Czas konieczny na stworzenie odpowiednich wyliczeń oraz koszty związane z tworzeniem raportów bezpośrednio w systemie były znaczące. Inwestycja w Business Intelligence pozwoliła na ograniczenie kosztów związanych z raportowaniem, a czas potrzebny na wykonanie nowej analizy skrócił się kilkakrotnie.

Dodatkowo zaawansowane mechanizmy zarządzania partią produktu, które są stosowane w Monini, pozwalają znacząco obniżyć potencjalne koszty wycofania wadliwego produktu z rynku i w szybki sposób zareagować na ewentualne zagrożenia. Jest to zgodne z Rozporządzeniem (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002r., ustanawiającym ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiającym procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności.

„Zastosowanie Comarch CDN XL pozwoliło nam w pełni zautomatyzować wymianę danych pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha logistycznego tj. odbiorcami i dostawcą usług logistycznych (3PL), a Monini Polska. Zredukowaliśmy w ten sposób czas obsługi procesu sprzedaży  oraz zminimalizowaliśmy ryzyko błędów, a co za tym idzie kosztów wywołanych tymi pomyłkami. Przeważająca część dokumentów wymieniana jest i poddawana obróbce w środowisku elektronicznym. Są to zarówno zamówienia, zlecenia dostawy oraz faktury, z wykorzystaniem standardów EDIFACT jak i rozwiązań dedykowanych. Znaczne możliwości analityczne systemu korzystającego w zakresie controllingu z hurtowni danych oraz elastyczność w tworzeniu zestawień i analiz to kolejne zalety rozwiązania uruchomionego przez OrderSoft. System Comarch CDN XL poprzez swoje bardzo dobre osadzenie w realiach ekonomiczno-prawnych Polski doskonale wspomaga i zabezpiecza interesy Spółki. Specyfika rynku FMCG, polegająca na dynamicznie zmieniających się warunkach ilościowych i jakościowych dystrybucji, wymaga olbrzymiej elastyczności, którą Comarch CDN XL wraz z OrderSoft nam zapewnia. Jestem przekonany, że Comarch CDN XL zabezpieczy obsługę procesów biznesowych w Monini Polska Sp. z o.o. w perspektywie kilku kolejnych lat, w których planujemy dynamiczny rozwój.”

- mówi Michał Gurzyński, Operation Manager w Monini Polska Sp. z o.o.

Dane Klienta:
Monini Polska Sp. z o.o.
Ul. Kochanowskiego 17A/6
60-846 Poznań
www.monini.pl